Come organizzare un retreat a Bali: la checklist iniziale
Partite dal formato: durata del programma, numero di partecipanti, numero di facilitatori e tipo di pratica. Da qui derivano le esigenze della location: uno spazio per la pratica o i workshop, una cucina adatta al vostro menù, camere che rispecchino la vostra offerta, silenzio e privacy.
Poi fissate il periodo. In generale la stagione secca va più o meno da aprile a ottobre, quella umida da novembre a marzo. Controllate la data di Nyepi, il giorno del silenzio osservato in tutta l'isola una volta l'anno, e pianificate di conseguenza arrivi e partenze.
Perché un affitto mensile semplifica la pianificazione
Con una villa affittata per intero per un mese non dovete incastrare il vostro gruppo tra le prenotazioni di altri. Firmate un solo contratto con un canone mensile e avete la casa per tutto il periodo: potete arrivare qualche giorno prima per allestire, testare gli spazi e conoscere i fornitori.
Il mese vi lascia anche scegliere la struttura: una lunga immersione di tre o quattro settimane, due programmi brevi separati da una pausa, oppure un retreat seguito da tempo per voi. Kamayana non affitta a notte o a settimana, quindi la villa resta interamente vostra.
Assegnare le camere e scrivere la giornata tipo
A Kamayana le camere 1 e 2 hanno queen più singolo, le camere 3 e 4 un king extra-large o due letti da 1,5 m, la camera 5 è un dormitorio con 4 letti a castello e la 6, la master, ha king e letto a castello. Ogni camera ha bagno privato e aria condizionata. Definite prima quali letti vanno al team e quali ai partecipanti, così potete proporre tariffe diverse in base alla sistemazione.
Una giornata tipo può essere: pratica all'alba sul prato del giardino, colazione ai tavoli lunghi, sessione di mattina sotto il grande bale, pranzo, tempo libero in piscina, sauna e ice bath nel pomeriggio, cena di gruppo e cerchio serale. Schermo e proiettore aiutano per contenuti teorici o una serata di film.
Logistica: pasti, trasporti e servizi
Decidete presto chi cucina. La cucina aperta della villa è completamente attrezzata; potete portare il vostro cuoco o richiedere uno chef privato tramite i nostri partner locali. Lo stesso vale per transfer dall'aeroporto, autista e minivan, pulizie e cambio biancheria, lavanderia, massaggi, insegnante di yoga, sessioni guidate di sauna e ice bath ed escursioni.
Tutti questi extra sono opzionali e vengono dettagliati nell'offerta, così potete calcolare i vostri costi prima di fissare il prezzo del retreat. A Bali ci si sposta soprattutto con autisti e scooter: per un gruppo, un minivan semplifica molto le uscite.
Le responsabilità che restano all'organizzatore
Affittando la villa siete voi a gestire il programma e il rapporto con i partecipanti, che sono vostri ospiti. Restano quindi a vostro carico visti e permessi dei facilitatori, l'assicurazione e le condizioni contrattuali con i vostri clienti.
Non possiamo darvi indicazioni legali o fiscali: per questi aspetti verificate le fonti ufficiali indonesiane o rivolgetevi a un consulente locale prima di aprire le iscrizioni. È anche il momento giusto per definire le vostre regole su cancellazioni e rimborsi.
