Retreat organiseren op Bali: begin bij je periode
Kies eerst in welke maand je wilt werken. Het droge seizoen loopt ongeveer van april tot oktober, het natte seizoen ongeveer van november tot maart, met vaker tropische buien. Houd ook rekening met Nyepi, de jaarlijkse Balinese dag van stilte, en met de vakantieperiodes van je doelgroep in Nederland of België.
Bepaal daarna je formule. Wil je één lange immersie van enkele weken, of meerdere kortere retreats van een week met rustdagen ertussen? Met een maandhuur hoef je die keuze niet door de beschikbaarheid van een locatie te laten bepalen: de villa is de hele maand van jou.
Checklist voor je retreatlocatie
Controleer bij elke locatie de slaapindeling, de oefen- of werkruimte, de keuken, de rust in de omgeving en de bereikbaarheid. Kijk ook naar plekken om in kleine groepen uiteen te gaan, schaduw op het heetst van de dag, internet voor je eigen administratie en of je de locatie deelt met andere gasten.
Bij Kamayana zijn dat: 6 kamers met eigen badkamer en airco voor maximaal 23 gasten, een gazon in een tuin van 1.000 m², een grote bale met lange tafel, een open lounge, een volledig uitgeruste open keuken, een scherm met projector, glasvezelwifi, een zwembad van 15 meter, sauna, ijsbad en kleine gym. De villa ligt tussen de rijstvelden, op 5 minuten van het strand, en heeft 24/7 beveiliging en een grote parkeerplaats.
Opbouwdagen en de indeling van je maand
Plan aan het begin van de maand twee of drie dagen om in te richten. Je zet de praktijkruimte klaar, test de projector, spreekt het menu af met een kok en loopt met je co-facilitators het programma door. Zo staat alles klaar wanneer de eerste deelnemers aankomen.
Werk je met meerdere edities, plan dan tussen elke groep minimaal één of twee rustdagen voor schoonmaak, evaluatie en je eigen herstel. Houd aan het eind van de maand een dag vrij om in te pakken en af te ronden. Een voorbeeld: drie opbouwdagen, twee retreats van acht dagen met een pauze ertussen, en een afrondingsdag.
Logistiek: vervoer, eten en extra's
De meeste deelnemers komen via het vliegveld van Denpasar binnen. Groepstransfers en een chauffeur met minibus voor excursies kunnen op aanvraag via lokale partners worden geregeld. Ter plaatse verplaatsen mensen zich verder met scooters of een chauffeur; geef deelnemers vooraf duidelijke informatie over aankomst en vervoer.
Bepaal ook hoe je met eten omgaat: zelf koken in de open keuken, een privékok of groepsmaaltijden via een partner. Andere extra's zijn schoonmaak en verschoning van linnengoed, wasservice, massages in de villa, een yogadocent, begeleide sauna- en ijsbadsessies en lokale excursies. Wat je kiest, wordt uitgewerkt in het aanbod.
Jouw verantwoordelijkheden als organisator
Je deelnemers zijn jouw gasten, niet die van de villa. Jij werft ze, spreekt de prijs af en stelt de voorwaarden op, bijvoorbeeld over annulering en wat er in jouw pakket zit. Kamayana verkoopt geen kamers aan retreatdeelnemers.
Je bent ook verantwoordelijk voor de manier waarop je je programma uitvoert: visa en vergunningen van je facilitators, verzekeringen en je eigen deelnemersvoorwaarden. Daar doen wij geen uitspraken over; raadpleeg officiële Indonesische bronnen of een lokale adviseur voordat je tickets laat boeken.
